Koszt przejścia z SaaS na własny system: co doliczyć?

Jeśli firma już korzysta z SaaS, wcześniejsza opłata za konfigurację jest kosztem poniesionym. Nie wraca po zmianie dostawcy. W porównaniu przyszłych wydatków po stronie SaaS uwzględnij to, co dopiero zapłacisz: abonamenty, potrzebne dodatki i planowane zmiany.

Zapisz funkcje, których rzeczywiście brakuje. Część problemów może wynikać z konfiguracji, niespójnych danych lub zbędnych kroków. Zanim wybierzesz budowę, porównaj pozostanie przy obecnym programie, integrację oraz własny system. Każdy wariant powinien umożliwiać wykonanie tego samego podstawowego zadania.

Poproś o próbkę eksportu w formacie możliwym do dalszej obróbki. Sprawdź identyfikatory, powiązania między rekordami, załączniki oraz historię zmian. Plik z kontaktami nie oznacza jeszcze, że można odtworzyć wszystkie zlecenia i dokumenty.

Ustal, które dane pozostają w archiwum, a które muszą działać w nowym systemie. Czyszczenie duplikatów i dopasowanie słowników mogą wymagać pracy zespołu. Warunki eksportu, terminy zakończenia umowy i opłaty potwierdź bezpośrednio u obecnego dostawcy.

Załóżmy 25 000 zł na budowę, 4 000 zł na migrację, 2 000 zł na szkolenie i 4 200 zł dodatkowych opłat podczas równoległej pracy. Łączny koszt startu to 35 200 zł. Przy 800 zł miesięcznego utrzymania koszt własnego systemu przez 36 miesięcy wynosi 64 000 zł.

Pozostanie przy SaaS za 2 100 zł miesięcznie, bez nowych opłat wdrożeniowych, kosztuje w tym okresie 75 600 zł. Różnica wynosi 11 600 zł. Wszystkie kwoty są przykładowe i netto. Rachunek zakłada 36 miesięcy od startu nowego rozwiązania; wspólnych wydatków przed tą datą nie liczymy ponownie. Dodatkowe 4 200 zł uwzględnia tylko koszt wynikający z przejścia, poza bazowym okresem porównania.

Określ datę ostatniego eksportu i sposób przeniesienia zmian wprowadzonych po próbnej migracji. Przed startem sprawdź kompletność danych, role, integracje i kopię bezpieczeństwa. Wybierz osobę, która podejmie decyzję o uruchomieniu albo powrocie do poprzedniej obsługi.

Koszt opóźnienia oceń osobno. Prosty kalkulator nie symuluje harmonogramu, przerw ani stopniowego wdrażania kolejnych działów. Nie zakładaj pełnych korzyści od pierwszego dnia, jeśli część zespołu będzie jeszcze pracowała w starym narzędziu.

Własny system pozwala dodać brakujący krok lub usunąć zbędne pola, ale samo dopasowanie nie dowodzi poprawy wydajności. Przetestuj najczęstsze zadanie na prototypie. Zmierz czas, liczbę pomyłek i momenty, w których użytkownik potrzebuje pomocy.

Wydatki i wartość odzyskanego czasu zapisz oddzielnie. Nie odejmuj jednocześnie całej pensji i wartości tych samych godzin. Jeśli SaaS spełnia potrzeby, a zmiana nie przynosi wystarczających korzyści, pozostanie przy nim może być rozsądnym wynikiem analizy.