Excel pęka w szwach? Gotowy SaaS nie pasuje do Twoich procesów? Sprawdź, jak stworzyć dedykowane narzędzie bez wydawania fortuny.
Znam ten scenariusz aż za dobrze. Firma rośnie, procesy się komplikują, a “tymczasowy” Excel sprzed 3 lat ma już 47 zakładek, makra pisane przez byłego pracownika i tajemnicze formuły, których nikt nie rozumie. Każdy nowy pracownik spędza tydzień na nauce, gdzie co jest.
A może masz subskrypcje 5 różnych narzędzi SaaS, które “prawie” robią to, czego potrzebujesz. Dane w jednym, raporty w drugim, kalendarz w trzecim. Próbujesz je zintegrować przez Zapier, ale i tak co tydzień coś się wysypie.
Brzmi znajomo? To moment, kiedy dedykowane narzędzie wewnętrzne przestaje być luksusem, a staje się inwestycją, która się zwraca.
Od prostych dashboardów po rozbudowane systemy ERP - oto co możemy zbudować
Wizualizacja danych z różnych źródeł w jednym miejscu
Śledzenie kontaktów, leadów, historii interakcji
Urlopy, oceny, onboarding, dokumenty pracownicze
Śledzenie zadań, procesów, akceptacji
Inwentaryzacja, zamówienia, śledzenie zasobów
Automatyczne wyceny, konfiguratory produktów
Salesforce, Monday, Asana... czy własny system? Porównajmy uczciwie.
| Aspekt | Gotowy SaaS | Dedykowane |
|---|---|---|
| Koszt początkowy | 0 - 5 000 PLN | 15 000 - 60 000 PLN |
| Koszt miesięczny (10 użytkowników) | 500 - 3 000 PLN/mies | 100 - 300 PLN/mies (hosting) |
| Koszt po 3 latach | 18 000 - 108 000 PLN | 18 600 - 70 800 PLN |
| Dopasowanie do procesów | Musisz się dostosować | 100% Twoje procesy |
| Integracje | Ograniczone / dodatkowa opłata | Dowolne, pełna kontrola |
| Czas wdrożenia | Natychmiast - tygodnie | 2-8 tygodni |
| Zależność od dostawcy | Wysoka (vendor lock-in) | Brak - Twoja własność |
Enterprise na sterydach
Duży software house przy narzędziu wewnętrznym to jak zatrudnienie architekta z biura Zaha Hadid do projektu domku letniskowego. Zrobi? Zrobi, i to pięknie. Ale czy naprawdę potrzebujesz 20-stronicowej dokumentacji, 3 miesięcy analizy i zespołu 8 osób do dashboardu z raportami sprzedaży?
Software house ma sens przy naprawdę dużych projektach - system ERP dla fabryki, platforma obsługująca tysiące użytkowników. Dla większości narzędzi wewnętrznych to przerost formy nad treścią.
Ryzykowna oszczędność
Freelancer do narzędzia wewnętrznego? Teoretycznie możliwe. Praktycznie - pełne ryzyk. Narzędzie wewnętrzne to nie jednorazowy projekt - to system, który musi działać latami, być aktualizowany, rozwijany, naprawiany.
Co gdy freelancer znajdzie stałą pracę i nie będzie miał czasu na Twój projekt? Co gdy za rok okaże się, że potrzebujesz nowej funkcji, a on “nie pamięta jak to działało”? Przy narzędziu wewnętrznym ciągłość wsparcia jest kluczowa.
Optymalne rozwiązanie dla firm
Narzędzie wewnętrzne to projekt, gdzie mały zespół błyszczy najbardziej. Nie potrzebujesz wojska konsultantów - potrzebujesz kilku osób, które rozumieją Twój biznes i potrafią szybko dostarczyć działające rozwiązanie.
W naszym modelu pracujemy iteracyjnie: najpierw MVP w 2-3 tygodnie z kluczowymi funkcjami, potem rozbudowa na podstawie feedbacku. Nie płacisz za funkcje, których nie używasz.
Co ważne - zapewniamy wsparcie po wdrożeniu. Narzędzie wewnętrzne to nie projekt “zrób i zapomnij”. To system, który żyje wraz z Twoją firmą.
Narzędzie wewnętrzne to inwestycja, nie koszt. Ale żeby przekonać zarząd (lub siebie), warto policzyć, kiedy się zwróci. Oto prosty wzór:
To uproszczony przykład - nie uwzględnia zmniejszenia błędów, lepszych decyzji dzięki danym, czy satysfakcji pracowników. Realne korzyści są zwykle jeszcze większe.
Przez tydzień zapisuj: co robisz ręcznie, gdzie tracisz czas, co Cię frustruje. To będzie podstawa do specyfikacji.
Które procesy zajmują najwięcej czasu i są najbardziej powtarzalne? Od nich zacznij. Nie próbuj automatyzować wszystkiego na raz.
Ile czasu tracisz teraz? Ile to kosztuje rocznie? Porównaj z kosztem narzędzia. To pomoże Ci uzasadnić inwestycję.
Porozmawiaj z potencjalnymi wykonawcami. Dobry partner pomoże Ci wybrać, co zautomatyzować najpierw i da realistyczną wycenę.
Dedykowane narzędzie wewnętrzne to nie luksus dla korporacji - to praktyczna inwestycja dostępna dla każdej rozwijającej się firmy. Od 15 000 PLN możesz mieć system, który oszczędzi dziesiątki godzin miesięcznie i zwróci się w kilka miesięcy.
Kluczowe jest wybranie odpowiedniego wykonawcy. Software house to przesada dla większości projektów, freelancer to ryzyko przy narzędziu, które ma działać latami. Mały rozproszony zespół oferuje złoty środek: profesjonalizm, przystępną cenę i ciągłość wsparcia.
Nie czekaj, aż Excel ostatecznie padnie pod ciężarem danych. Zrób pierwszy krok ku digitalizacji procesów w Twojej firmie.
W TwojSoftware specjalizujemy się w narzędziach wewnętrznych dla firm. Dashboard, CRM, system HR - dostarczamy MVP w 2-4 tygodnie. Bezpłatna konsultacja bez zobowiązań.